Πώς να δημιουργήσετε ένα brief για τη σύνταξη ενός δελτίο τύπου;

Η δημιουργία ενός brief για το δελτίο τύπου είναι το πρώτο βήμα για τη σύνταξη ενός αποτελεσματικού δελτίου τύπου. Μια σαφώς γραμμένη και κατατοπιστική σύνοψη μπορεί να βοηθήσει στην καθοδήγηση των συντακτών που έχουν αναλάβει τη σύνταξη ενός δελτίου τύπου, ενισχύοντας έτσι την αξιοπιστία του.

Από όλα τα εργαλεία μάρκετινγκ και τις στρατηγικές δημοσίων σχέσεων, η συγγραφή και η διανομή δελτίων τύπου είναι από τα πιο σημαντικά. Επιχειρήσεις όλων των τύπων και μεγεθών χρησιμοποιούν τα δελτία τύπου για να μεταφέρουν τα μηνύματά τους στο κοινό-στόχο μέσω διαφόρων ειδησεογραφικών μέσων. Χρησιμοποιούνται γενικά για τη δημοσιοποίηση εξελίξεων όπως νέες επενδύσεις, στοιχεία ανάπτυξης και απασχόλησης, διορισμούς, κλαδικές αξιολογήσεις και επερχόμενες εκδηλώσεις. Τα δελτία τύπου επιτρέπουν στις επιχειρήσεις να αυξήσουν το προφίλ τους μεταξύ των μελών του Τύπου και του κοινού και να τραβήξουν την προσοχή στα προϊόντα ή τις υπηρεσίες τους.

Ποια είναι όμως η καλύτερη μέθοδος για τη σύνταξη ενός αποτελεσματικού δελτίου τύπου; Η διαδικασία πραγματοποιείται συνήθως σε τέσσερα στάδια, τα οποία είναι όλα ζωτικής σημασίας.

Τα 4 στάδια παραγωγής ενός αποτελεσματικού δελτίου τύπου

1. Δημιουργία ενός σύντομου κειμένου
2. Συγγραφή του κειμένου του δελτίου τύπου
3. Διανομή του δελτίου τύπου
4. Παρακολούθηση/αναφορά της κάλυψης από τα ειδησεογραφικά πρακτορεία

Και τα τέσσερα στάδια είναι αλληλένδετα και εξίσου σημαντικά. Ανεξάρτητα από το πόσο ικανός είναι ένας συντάκτης, ο αντίκτυπος ενός δελτίου τύπου θα είναι περιορισμένος εάν δεν βασίζεται σε μια συνοπτική και σαφώς γραμμένη σύντομη αναφορά. Από την άλλη πλευρά, ακόμη και ένα άρτια γραμμένο δελτίο τύπου που βασίζεται σε μια σαφή και κατατοπιστική σύντομη περιγραφή δεν θα έχει το επιθυμητό αποτέλεσμα εάν διανεμηθεί σε λάθος χρόνο ή μέσω των λάθος καναλιών. Επομένως, για να εξασφαλιστεί η βέλτιστη αποτελεσματικότητα, είναι απαραίτητο να εκτελεστούν και τα τέσσερα στάδια σχολαστικά και με τη δέουσα προσοχή στη λεπτομέρεια.

Σε άλλο σημείο αυτής της ανάρτησης, συζητήσαμε πώς να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική σύντομη περιγραφή για ένα δελτίο τύπου. Για πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με το πώς να γράψετε ένα καλό δελτίο τύπου, οι αναγνώστες μπορούν να ανατρέξουν στο blog B2Press.

Καθορίστε σαφώς τους στόχους σας

Ελπίζετε να προσεγγίσετε τους καταναλωτές με το δελτίο τύπου σας; Ή μήπως θέλετε να προσεγγίσετε πιθανούς επενδυτές; Μια προσεκτικά γραμμένη σύντομη αναφορά, η οποία καθορίζει με σαφήνεια τους στόχους και τις προσδοκίες σας, αποτελεί το θεμέλιο ενός αποτελεσματικού δελτίου τύπου.

Παρέχετε στους συντάκτες βοήθεια και καθοδήγηση

Ο πρωταρχικός σκοπός μιας σύντομης αναφοράς είναι να καθοδηγήσει και να βοηθήσει τους συντάκτες που είναι υπεύθυνοι για τη σύνταξη του κειμένου του δελτίου τύπου σας. Εκτός από την παροχή κατεύθυνσης και καθοδήγησης, μια καλή σύντομη ενημέρωση θα πρέπει να καθορίζει τους κύριους στόχους του σχεδιαζόμενου δελτίου τύπου, καθώς και τα κύρια και δευτερεύοντα μηνύματά του. Αυτό γίνεται συνήθως με τη χρήση bullet points.

Παροχή πληροφοριών σχετικά με τον κλάδο

Εσείς είστε αυτός που διαθέτει τις πιο πολύτιμες γνώσεις σχετικά με τη συγκεκριμένη επιχείρησή σας και τον κλάδο στον οποίο δραστηριοποιείται. Ως εκ τούτου, η σύντομη ενημέρωσή σας θα πρέπει να παρέχει στους συντάκτες που έχουν αναλάβει τη σύνταξη του δελτίου τύπου σας σημαντικές πληροφορίες σχετικά με τον κλάδο για τον οποίο γράφετε.

Χρησιμοποιήστε αποσπάσματα από στελέχη της εταιρείας και από γνώστες του κλάδου

Στους δημοσιογράφους αρέσει να βλέπουν στα δελτία τύπου άμεσες δηλώσεις (δηλ. μέσα σε εισαγωγικά) από στελέχη της εταιρείας. Άμεσες αναφορές από ιδρυτές εταιρειών, διευθύνοντες συμβούλους και γενικούς διευθυντές μπορούν να ενισχύσουν τον αντίκτυπο και την αξιοπιστία ενός δελτίου τύπου. Επομένως, προσπαθήστε να συμπεριλάβετε τους τίτλους (και φωτογραφίες, αν είναι δυνατόν) των αξιωματούχων ή/και των εκπροσώπων της εταιρείας.

Δώστε έμφαση στο βασικό μήνυμα του δελτίου τύπου σας

Κατά τη σύνταξη ενός σύντομου κειμένου, φροντίστε να τονίσετε το βασικό μήνυμα του δελτίου τύπου σας σε λίγες συνοπτικές προτάσεις. Και εδώ, επίσης, τα bullet points μπορεί να είναι χρήσιμα. Αυτό θα βοηθήσει τους συντάκτες να παραμείνουν στο θέμα, επιτρέποντάς τους να σφυρηλατήσουν το κύριο μήνυμα του δελτίου τύπου σας.

Παρέχετε λεπτομέρειες σχετικά με το θέμα του δελτίου τύπου σας

Προσπαθήστε να παρέχετε συγκεκριμένες λεπτομέρειες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τον εμπλουτισμό του κειμένου του δελτίου τύπου σας σύμφωνα με τον "κανόνα 5W1H" (ποιος, τι, πότε, πού, γιατί και πώς). Για παράδειγμα, εάν το δελτίο τύπου σας αφορά μια επερχόμενη εκδήλωση, φροντίστε να δώσετε όλες τις σχετικές λεπτομέρειες, όπως το πού θα πραγματοποιηθεί, ποιοι αναμένεται να παρευρεθούν κ.λπ.

Συμπεριλάβετε σχετικά δεδομένα, στατιστικά στοιχεία και αριθμούς

Για να συγκεντρώσετε τη μέγιστη δυνατή κάλυψη από τα μέσα ενημέρωσης, ένα καλό δελτίο τύπου πρέπει να περιλαμβάνει σχετικά δεδομένα που δεν είναι διαθέσιμα αλλού. Θυμηθείτε, στους συντάκτες και τους δημοσιογράφους αρέσουν τα στατιστικά στοιχεία και οι αριθμοί, τα οποία μπορούν να βοηθήσουν να δώσουν σάρκα και οστά σε ένα ειδησεογραφικό άρθρο. Έχοντας αυτό κατά νου, φροντίστε να συμπεριλάβετε όλα τα σχετικά στοιχεία και αριθμούς, μαζί με τις πηγές από τις οποίες τα αντλήσατε κατά την προετοιμασία του σύντομου δελτίου σας.

Συμπέρασμα

Συνοψίζοντας, η διαδικασία παραγωγής ενός καλού δελτίου τύπου πραγματοποιείται συνήθως σε τέσσερα διακριτά στάδια, το πρώτο από τα οποία είναι η προετοιμασία μιας καλά γραμμένης σύντομης ανακοίνωσης. Αυτό αποτελεί το θεμέλιο πάνω στο οποίο θα βασιστεί το τελικό σας προϊόν. Με μια σχολαστικά προετοιμασμένη σύντομη αναφορά για να βασιστούν, οι συντάκτες θα έχουν όλες τις σχετικές πληροφορίες στη διάθεσή τους, επιτρέποντάς τους να συντάξουν ένα ενημερωτικό, αξιόπιστο και αποτελεσματικό δελτίο τύπου.

Ανατρέξτε στο blog B2Press για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πώς να γράψετε ένα καλό δελτίο τύπου και για πρότυπα δελτίων τύπου.